Workflow

Workflow (przepływ pracy) jest terminem, który odpowiada automatyzacji procesów biznesowych wewnątrze przedsiębiorstwa. W praktyce jest to szereg narzędzie, lub osobny program komputerowy, który w sposób uporządkowany przekazuje informajce lub zadania od jednego użytkownika do drugiego w sposób z góry zaplanowany ograniczony procedurami.

workflow

Struktura workflow

Workflow to sposób zarządzania i organizacji pracy. W praktyce oznacza on delegowanie zadań, z uwzględnieniem ustalonych wytycznych oraz robotyzację procesów biurowych, które polega na automatycznym przekazywaniu zadań, dokumentów lub danych pomiędzy pracownikami. Odbywa się to głównie za pomocą programów komputerowych, które znacząco usprawniają pracę zespołu.

składowe workflow

Workflow tworzą następujące składowe:

  • proces - oznaczający zadanie do wykonania;
  • aktywność - manualna, wykonywana przez pracownika oraz automatyczna, wykonywana przez system;
  • tranzycja - określająca warunki niezbędne do sprawnego przechodzenia między poszczególnymi aktywnościami.

Pierwszym etapem procesu workflow jest jego zdefiniowanie. Polega on na podjęciu decyzji dotyczących podziału zadań i charakterystyki projektu. Kolejny to wdrożenie procesu, które oznacza rozpoczęcie wykonywania prac oraz udostępnianie statusów aktywności jego uczestnikom. System w czasie trwania projektu workflow nieustannie kontroluje warunki na tranzycjach oraz podejmuje decyzje co do następnych etapów pracy.

Korzyści, wynikające z wdrożenia workflow

Workflow to ważny element pracy zespołu, wspierający jego efektywność. Jako, że zależy ona od jakości współpracy oraz tempa realizacji zadań, wdrożenie workflow pozwala na optymalizację tych parametrów. Dzięki temu wpływa on na realne obniżenie kosztów operacyjnych. Jest to możliwe, ponieważ system przejmuje konieczność tworzenia np. dróg obiegu dokumentów, map procesów oraz określania roli poszczególnych osób w konkretnych działaniach. Workflow to rozwiązanie pomagające także ustalić reguły i standardy pracy. Sprawniejsze harmonogramowanie pracy i jej porządkowanie dyscyplinuje i korzystnie wpływa na efektywność zespołu.

Wykorzystanie systemu workflow rzutuje także na bezpieczeństwo organizacji, które wynika z lepszej kontroli wykonywania zadań i zabezpieczenia dokumentów. Może on służyć także jako archiwum wiedzy, w formie bazy danych, takich jak pliki, dokumenty czy wykonane operacje. Ostatnią z zalet workflow jest duża elastyczność i możliwość dopasowania systemu do potrzeb konkretnej organizacji i specyfiki jej pracy.